求職者の採用を決定した場合は、早めに書面にてその内容を伝えましょう。現在は何かとメールで通知して終わりとする会社が増えていますが、求職者の立場になればメールではなく、正式な書面で通知を受ける方が精神的に安心します。また、そのような真摯な対応を行うことで貴社に対する信頼感、忠誠心も醸成されるでしょう。
さて、採用を決定した後に求職者に書面を交付するケースは主に2つあります。
- 採用決定後、すぐに働いてもらいたい場合（ex.中途採用）
- 採用決定から実際に働き始めるまでにある程度の期間が空いている場合（ex.新卒採用）
すぐに働いてもらいたい場合は、内定通知書ではなく「雇用契約書」や「労働条件通知書」を交付し、早急に労働契約を結ぶ必要があります。一方、新卒採用のように内定通知後から入社するまでに期間が空いている場合は「採用内定通知書」を交付しましょう。
ここでは「採用内定通知書」の作成方法及びテンプレートをご紹介します。
採用内定通知書のテンプレート
書類の発行者に関しては、代表者の肩書と氏名を記し、代表印を押印しましょう。雇用開始日や出社日時に関しては、できるだけ具体的に記しましょう。受付を通さなければいけない場合は、受付にて誰を呼び出すのかも追記しておくほうが丁寧です。また、面接場所と勤務地が異なる場合はGoogleマップ等で地図を送ることをおすすめします。
